[Ants Express] Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

Hàng hóa được xuất khẩu ra nước ngoài bằng nhiều hình thức khác nhau như: đường bộ, đường hàng không và đường biển. Trong bài viết này, Ants Express sẽ giới thiệu đến bạn quy trình xuất khẩu bằng đường biển mới nhất của Công ty Cổ phần chuyển hàng nhanh Ants.

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

Quy trình xuất khẩu hàng hóa được xuất khẩu ra ngoài bằng đường biển đóng vai trò quan trọng trong thương mại Quốc tế. Hàng hóa xuất khẩu càng nhiều thì càng thúc đẩy sự phát triển sản xuất và khẳng định chất lượng hàng hóa đó mang lại.

Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển được đặt ra để giúp quá trình xuất khẩu diễn ra nhanh chóng, dễ dàng, tránh sai sót. Quy trình diễn ra như sau:

Bước 1: Đàm phán giữa các bên và ký kết hợp đồng mua bán

Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hợp đồng ngoại thương được ký kết giữa người bán và người mua, trong hợp đồng thể hiện những nội dung như: các điều khoản về hàng hóa xuất khẩu, điều kiện về giao hàng, vận chuyển hàng, quyền lợi, trách nhiệm của các bên.

Các bước tiếp theo, người xuất khẩu sẽ thực hiện các công việc theo hợp đồng đã ký kết trước đó.

Bước 2: Xin giấy phép xuất khẩu để được xuất hàng

Bước này được thực hiện khi hàng hóa hoặc dịch vụ thuộc quản lý của chính phủ,  còn trường hợp hàng hóa thông thường thì không phải xin giấy phép xuất khẩu.

Các loại hàng hóa chính phủ quản lý như: dược liệu quý, vật liệu nổ trong công nghiệp,… Chi tiết về danh mục hàng hóa này được quy định tại phụ lục III, nghị định 69/2018/NĐ – CP.

Đây là bước quan trọng và mất nhiều thời gian, do đó các doanh nghiệp cần đảm bảo chuẩn bị đầy đủ trước khi xuất khẩu hàng hóa ra bên ngoài.

Bước 3: Đặt booking hàng lẻ hoặc lấy container rỗng để đóng hàng

Bên xuất khẩu tiến hành đặt chỗ và cung cấp các thông tin cần thiết như: thông tin người gửi, người nhận, trọng lượng hàng hóa, loại container vận chuyển, vị trí đóng hàng, cảng hạ container,…

Nhân viên Ants Express sẽ thực hiện đặt chỗ tại các hãng tàu uy tín và hãng tàu sẽ xác nhận vị trí chỗ trống cho bên vận tải.

Nếu xuất hàng theo điều kiện CIF

Trường hợp xuất khẩu hàng theo điều kiện CIF thì công ty vận tải sẽ phải có trách nhiệm sắp xếp và đóng phí vận chuyển đường biển. Nhân viên công ty liên hệ với các hãng tàu để ký nhận thỏa thuận lưu khoang container cho hàng hóa thủ tục xuất khẩu

Nếu xuất hàng theo điều kiện FOB

Trường hợp xuất hàng theo điều kiện FOB thì Ants Express hoàn thành thủ tục Hải quan và đưa hàng về cảng. Người mua hàng sẽ là người đặt chỗ cho hàng xuất khẩu với các hãng tàu.

Người mua sẽ phải thông báo cho người bán thôn thông tin bên vận chuyển đường biển tại Việt Nam, sau đó các bên phối hợp, thống nhất lịch xuất hàng lên tàu phù hợp.

Bước 4: Chuẩn bị hàng hóa chứng từ 

(Chú ý về quy chuẩn đóng gói hàng theo đúng quy cách người mua yêu cầu và những giấy tờ thủ tục cần thiết để đầu nhập khẩu có thể nhận hàng nhanh)

Dựa vào hợp đồng đã ký trước đó để chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu. Thông thường, quy trình làm hàng xuất sẽ có số lượng hàng hóa lớn do đó, người bán phải tập trung hàng hóa từ nhiều chân hàng khác nhau.

Người bán ký kết hợp đồng với các chân hàng để làm cơ sở pháp lý. Hợp đồng này có thể là một trong các loại như: hợp đồng mua bán hàng hóa xuất khẩu, hợp đồng gia công sản phẩm, hợp đồng đổi hàng hóa,…

Hàng hóa xuất khẩu có thể là hàng hóa tự sản xuất, hàng hóa được thuê ngoài, hàng gia công trong nước hoặc ngoài nước,..

Các chứng từ Hải quan cần chuẩn bị bao gồm:

• Tờ khai Hải quan: chuẩn bị 2 tờ khai bản chính.
• Hóa đơn thương mại: 1 hóa đơn bản chính
• Booking: 1 bản booking chính.

Bước 5: Đóng hàng tại kho hoặc cảng tùy vào người bán

Sau khi nhận được xác nhận đặt chỗ từ hãng tàu thì nhân viên Ants Express sẽ giao cho bên giao nhận để tiện theo dõi. Đối với hàng lẻ xuất khẩu thì cần chở đến kho cảng CFS để tiến hành đóng hàng.

Trường hợp thủ tục xuất khẩu hàng hóa được người xuất khẩu chuẩn bị sẵn trong kho thì bên vận tải sẽ đưa xe container đến đóng hàng tại kho. Hàng hóa ở nhiều kho thì tập trung lại 1 kho để đóng hàng.

Bước 6: Mua bảo hiểm hàng hóa, làm CIF hoặc giấy chứng nhận các loại

Hàng hóa xuất khẩu khi vận chuyển bằng đường biển sẽ xảy ra các rủi ro, do đó cách đảm bảo an toàn hàng hóa và đền bù tổn thất là mua bảo hiểm hàng hóa. Người xuất khẩu mua bảo hiểm hàng hóa tại Ants Express hoặc các công ty bảo hiểm.

Hợp đồng bảo hiểm gồm 2 loại: bảo hiểm bao trọn năm hoặc bảo hiểm theo chuyến. Đối với bảo hiểm năm thì người xuất khẩu sẽ ký hợp đồng bảo hiểm từ đầu năm cho toàn bộ năm xuất khẩu. Đối với bảo hiểm theo chuyến thì người xuất khẩu sẽ gửi giấy yêu cầu bảo hiểm đến công ty bảo hiểm để tiến hành ký kết hợp đồng bảo hiểm.

Các điều kiện trong hợp đồng bảo hiểm phụ thuộc vào nội dung trong hợp đồng, loại hàng, loại bao bì, hãng tàu chuyên chở và cách thức xếp hàng.

Trường hợp xuất khẩu theo điều kiện CIF thì người xuất khẩu tiến hành liên hệ với hãng tàu để ký thỏa thuận lưu khoang tàu với lô hàng xuất khẩu. Bên vận chuyển sẽ gửi booking để người xuất khẩu làm thủ tục kéo vỏ container rỗng để đóng hàng.

Bước 7: Làm thủ tục khai báo Hải quan xuất khẩu hàng hóa

Thủ tục Hải quan có thể làm tại bất kỳ chi cục nào thuận tiện với Doanh nghiệp. Trường hợp là Doanh nghiệp nước ngoài thì làm tờ khai tại chi cục Hải quan quản lý hàng hóa đầu tư.

Trường hợp Doanh nghiệp nằm trong khu công nghiệp, khu chế xuất thì làm tờ khai tại chi cục Hải quan nằm trong khu công nghiệp hoặc chế xuất đó.

Các bước làm thủ tục khai báo Hải quan như sau:

1. Khai báo Hải quan: Người xuất khẩu khai báo chi tiết hàng hóa xuất khẩu vào tờ khai để cơ quan Hải quan kiểm tra.
2. Xuất trình hàng hóa xuất khẩu: Hàng hóa được sắp xếp theo trình tự để thuận tiện cho Hải quan kiểm tra.
3. Thực hiện theo quyết định Hải quan đưa ra bao gồm chuẩn bị bộ chứng từ, thông quan hàng hóa xuất khẩu, làm thủ tục hải quan tại kho cảng xuất khẩu (dành cho luồng vàng, luồng đỏ), trả tờ khai hải quan,…

Mở và đăng ký tờ khai Hải quan

Người xuất khẩu mang bộ chứng từ nộp cho Hải quan hàng xuất khẩu. Sau khi tiếp nhận hồ sơ cơ quan hải quan sẽ kiểm tra chi tiết nội dung và hàng hóa. Tiếp đến là đóng dấu, chuyển tờ khai cho bộ phận trả tờ khai.

Người xuất khẩu đóng phí hải quan theo quy định, Hải quan kiểm tra lại 1 lần nữa và trả 1 tờ khai cho bên giao nhận.

Lấy tờ khai và thanh lý tờ khai

Bên giao nhận photo tờ khai Hải quan để thanh lý hàng xuất khẩu. Tờ khai đã được thông quan sẽ được chuyển đến hải quan giám sát, sau đó, nộp lại tờ khai tại phòng thanh lý hàng xuất.

Hải quan thanh lý hàng xuất kiểm tra lại tờ khai, đóng dấu xác nhận và trả tờ khai gốc lại cho bên vận chuyển.

Vào sổ tàu – xác nhận tên tàu và số chuyến hàng để xuất hàng đi

Dựa vào booking confirmation, nhân viên công ty giao nhận sẽ viết các thông tin vào sổ tàu như: số hiệu tàu, số chuyến, số container chứa hàng, số seal. Tiếp đến là nộp tờ khai hải quan để vào sổ, nhận lại tờ khai và Hải quan xác nhận vào sổ tàu.

Hàng hóa thông quan sẽ được sắp xếp lên tàu và di chuyển theo kế hoạch của hãng tàu vận chuyển. Hàng hóa không vào sổ tàu thì dù có được thông quan cũng không được xuất khẩu.

Bước 8 : Giao hàng hóa lên tàu 

Sau khi làm xong việc thông quan hàng hóa và thanh lý container và vào sổ tàu . Tiếp theo công việc của bạn phải tiến hành cung cấp đầy đủ thông tin cho hãng tàu để làm bill hàng xuất , Bước này phải làm trước giờ cắt máng ( Closing Time ) và phải làm trước ngày tàu chạy.

Bước 9  : Làm thủ tục thanh toán

Đầu xuất nhập phải hoàn thành đầy đủ bộ chứng từ thanh toán bao gồm : Hóa đơn thương mại , packing list, vận đơn đường biển(Bill of Lading ), giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa( C/O ) hoặc những giấy tờ cần thiết liên quan đến hàng hóa …. Nếu thanh toán bằng L/C thì phải nộp bộ chứng từ đến ngân hàng bảo lãnh.

Bước 10 : Gửi chứng từ cho người mua hàng nước ngoài

Sau khi hoàn tất các bước trên, nhân sự sẽ gửi chứng từ cho người mua hàng nước ngoài để bên mua hàng theo dõi hành trình đi và thời gian hàng đến cảng. Kèm theo đó là bản sao chứng từ hàng xuất HBL, MBL.

Trường hợp phí vận chuyển trả trước thì bên nhân sự sẽ gửi giấy báo nợ, người gửi hàng thanh toán phí vận chuyển thì mới được nhận vận đơn hàng xuất khẩu. Trường hợp phí trả sau thì người nhận hàng sẽ nhận được giấy báo nợ và quyết toán khi người nhận hàng nhận được tất cả chứng từ.

Tóm lại, quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng container phải được thực hiện theo đúng quy trình để đảm bảo quá trình xuất khẩu diễn ra thuận lợi hơn. Trên đây là quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của Ants Express, nếu quý khách cần yêu cầu tư vấn hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được giải đáp.